Aby odpowiedzieć na to pytanie musimy się zastanowić: w jakiej postaci istnieć będą faktury w KSeF? Co tak naprawdę będzie fakturą?
Fakturą będzie ciąg znaków sformatowany jako XML. Fakturą natomiast nie będzie jej „obraz”, czyli postać nadająca się do odczytu przez człowieka, ani też jej wydruk.
Zniknie pojęcie oryginału i kopii, bo każda „kopia” oryginalnej faktury będzie identyczna i nie do odróżnienia od innej kopii. Nie będzie można powiedzieć ani stwierdzić która instancja faktury jest tą pierwszą (oryginałem) a która kolejną (kopią, duplikatem, czy jakkolwiek ją nazwiemy).
Umówmy się, przeglądanie plików XML z fakturami jest dla człowieka dość kłopotliwe, choć komputery radzą sobie z tym wyśmienicie. Zatem aby „zobaczyć” fakturę w postaci takiej, jaką lubimy, czyli strony A4 z nagłówkami, datami, pozycjami i podsumowaniami konieczny będzie program, który taki obraz przygotuje. Tym programem zapewne będzie nasz program księgowy – bo do niego będą pobierane faktury (XMLe) z KSeF.
Jak taka faktura będzie wyglądać? Dokładnie tak, jak sobie to wymyśli autor programu. Jeśli uzna on, że daty mają być w prawym górnym rogu, to tam będą. A jeśli uzna że w lewym – to tak się właśnie stanie. Dla użytkownika (księgowego) najważniejsze będzie to, że każda faktura w danym programie wyglądać będzie identycznie! Nasze oczy będą automatycznie kierować się w dane miejsce ekranu, bo tam – słusznie zresztą – będziemy się spodziewali zobaczyć konkretne pole. A jeśli go tam nie będzie, to będziemy wiedzieli, że nie ma go na fakturze (w XMLu) i nie musimy szukać go w innych miejscach.
Oczywiście jeśli zmienimy program księgowy, to w nowym faktury mogą wyglądać zupełnie inaczej, ale z zachowaniem zasady, że dane pole pojawia się zawsze w tym samym miejscu. Wystarczy się przyzwyczaić do nowego obrazu faktury i po kłopocie.
W samym KSeF można będzie też wygenerować obraz faktury w PDF. Domyślam się, że twórcy programów księgowych dostosują swoje obrazy faktur do tego „wzorcowego” obrazu, przygotowanego przez MF – bo miło jest zachować jednolitość.
Nasze programy księgowe będą potrafiły komunikować się z KSeF. To raczej nieuniknione. Chyba nikt z nas nie zakłada, że będziemy tam zaglądać jakimś narzędziem, niepowiązanym z programem księgowym, a potem przepisywać liczby i literki do rejestrów VAT.
Zatem program księgowy będzie łączył się z KSeF, logował tam, wybierał danego podatnika (najpewniej po NIP) i pobierał faktury z zadanego okresu. Co dokładnie będzie pobierał? Oczywiście pliki XML. Program księgowy będzie też te XMLe zapisywał we własnej bazie danych. Dlaczego? Żeby mieć pewność, że nie pobiera drugi raz tej samej faktury.
Ktoś może powiedzieć, że wystarczy pobierać same identyfikatory faktur (numery nadane przez KSeF), by móc zachować spójność danych. Owszem, ale identyfikator będzie w XMLu, gdzieś w środku faktury. Konieczne będzie pobranie całego XMLa, po to, by wyłuskać ten identyfikator. Pobranie XMLa i niezapisanie go w bazie byłoby nierozsądne.
Co więcej, wyłącznie mając kompletną fakturę (cały XML) będzie można poprawnie wyświetlić go/ją użytkownikowi. Można ją oczywiście za każdym razem pobierać z KSeF, ale czy ma to sens? Prościej jest mieć ją „pod ręką”, czyli w bazie.
Mamy zatem praktycznie pewność, że wszystkie faktury (wszystkie XMLe) będą zapisywane w bazach danych programów księgowych.
Efekt tego będzie taki, że NIE TRZEBA BĘDZIE przechowywać oddzielnie “obrazów” faktur. Żadnych katalogów, żadnych archiwów – poza tym co już jest zapisane w programie księgowym. Ponadto z programu księgowego zawsze będzie można wyświetlić “obraz” faktury, bo zawsze będzie w nim zapisany gdzieś-tam ten XML, będący fakturą.
Czy mamy się obawiać tego, że bazy danych programów księgowych „spuchną” z powodu wtłoczenia do nich wszystkich XMLi, będących fakturami? Raczej nie. Taki plik nie będzie bardzo duży – a z pewnością wielkością będzie mniejszy (lub dużo mniejszy) niż PDF, będący obrazem faktury. Wynika to z techniki tworzenia XMLi – dają się łatwo kompresować, oraz z przewidywanego zakresu danych w KSeF – nie będzie tam żadnych załączników.
Podsumowując: po uruchomieniu KSeF nie będzie zachodziła konieczność dodatkowego archiwizowania obrazów faktur na naszych serwerach. Nie będziemy zmuszeni do zakupu pojemniejszych dysków ani szybszych łącz internetowych. Zyskamy też jednolitość wyświetlania obrazów faktur.
Autor: Tomasz Smolarek
